PRINCIPES
La protection des données à caractère personnel est pour nous une préoccupation majeure. C’est pourquoi nous traitons les données à caractère personnel de nos collaborateurs, des personnes intéressées (par ex. les visiteurs du site Internet), de nos fournisseurs, de nos clients et de nos partenaires commerciaux conformément aux dispositions légales applicables en matière de confidentialité et de sécurité de toutes les données.

1. ENTITE RESPONSABLE
Responsable pour la collecte, le traitement et l’utilisation des données à caractère personnel au sens de la loi fédérale suisse et des autres dispositions relatives à la protection des données est :

CONICA AG
Industriestrasse 26
8207 Schaffhouse
Suisse
Tel.: +41 (0) 52 644 36 00

Représenté dans l’UE par:

Serafin 3. Beteiligungsgesellschaft mbH
Löwengrube 18
80333 Munich
Allemagne

Pour toute question ou suggestion concernant la protection des données, veuillez contacter le responsable de l’entreprise par e-mail: gdpr@conica.com

2. COLLECTE, TRAITEMENT ET UTILISATION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (QUELLES SOURCES ET QUELLES DONNEES UTILISONS-NOUS ?)
Les données personnelles ne sont collectées que si vous les mettez à notre disposition de votre propre initiative, par exemple dans le cadre d’une inscription en remplissant un formulaire ou en envoyant des e-mails, dans le cadre de la commande de produits ou de services, de demandes de renseignements ou de matériel, ou dans le cadre de la phase de contact ou pendant des relations commerciales et/ou contractuelles.

Les données personnelles pertinentes au cours du processus de prospection pour les informations de base peuvent être, par ex. : nom, adresse, téléphone, adresse e-mail

Pour la conclusion de contrats ou l’utilisation de produits et services, d’autres données à caractère personnel de nos collaborateurs, fournisseurs, clients et partenaires commerciaux peuvent en outre être collectées, traitées et enregistrées, par exemple les coordonnées bancaires, les données de facturation, les informations / données fiscales, les autorisations, les données d’identification (par ex. numéro d’identification fiscale, numéro d’assurance, pièce d’identité, signature).

En outre, nous traitons les données à caractère personnel que nous avons obtenues de manière licite à partir de sources publiquement accessibles (p. ex. registres fonciers, registres du commerce / des associations, presse, médias, Internet) et que nous sommes autorisés à traiter.

3. FINALITE ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément aux dispositions légales relatives à la protection des données :

3.1. Pour remplir des obligations contractuelles
Les données à caractère personnel sont utilisées pour effectuer des tâches pré-contractuelles, fournir des prestations et accomplir des obligations contractuelles, y compris leur facturation.

3.2. Dans le cadre de nos intérêts légitimes
Si nécessaire, nous traitons les données au-delà de l’exécution proprement dite du contrat pour préserver nos intérêts légitimes ou ceux de tiers. Exemples:

• Consultation et échange de données avec des fichiers de renseignements pour déterminer les risques de solvabilité et de défaillance
• Examen et optimisation des procédures d’analyse des besoins et d’approche directe des clients
• Exercice de droits légaux et défense en cas de litiges juridiques
• Garantie de la sécurité informatique et de l’exploitation informatique de notre entreprise
• Prévention des infractions pénales
• Mesures visant à garantir le droit de domicile et à le préserver (p. ex. vidéosurveillance)
• Mesures visant à assurer la sécurité des bâtiments et des installations (p. ex. contrôles d’accès)
• Mesures pour la gestion commerciale et le développement de produits et de services

3.3. Sur la base de votre consentement
Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement au traitement de données à caractère personnel à des fins précisées, la légitimité de ce traitement repose sur votre consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce retrait ne pouvant toutefois pas avoir d’effet rétroactif.

3.4. En raison d’exigences légales ou dans l’intérêt public
En outre, notre entreprise est soumise à diverses obligations et exigences légales (par ex. lois sur le travail, lois fiscales, lois sur les assurances), de sorte que les finalités du traitement comprennent aussi entre autres le respect des obligations de contrôle et de déclaration (fiscales).

4. UTILISATION ET TRANSMISSION DE VOS DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Seuls les services ayant besoin des données que vous avez mises à notre disposition pour le traitement de votre demande et pour l’exécution de nos obligations contractuelles et légales y ont accès. La transmission ou le transfert à des tiers (dans certaines circonstances également dans des pays tiers) n’a lieu que si:

• cela est nécessaire à l’exécution du contrat (par ex. envoi/livraison de produits)
• cela est nécessaire à la facturation
• vous avez donné votre accord
• des dispositions légales l’imposent

Dans ces conditions, ces destinataires peuvent être:

• des sous-traitants que nous employons (par ex. dans le domaine des services informatiques, de la logistique, des opérations de paiement) et qui traitent les données pour nous en fonction de nos instructions
• des services et institutions publics (par ex. autorités financières, caisses de retraite)

Par ailleurs, nous ne transmettons pas de données personnelles à des tiers sans votre accord et nous ne les vendons pas.

Nous nous réservons toutefois le droit de divulguer des informations si nous y sommes contraints par la loi ou si leur remise nous est demandée par des autorités ou des organes de poursuite pénale agissant légalement.

5. COMBIEN DE TEMPS MES DONNEES SONT-ELLES CONSERVEES?
Dans la mesure où cela est nécessaire, les données à caractère personnel sont traitées et conservées aussi longtemps que cela est requis pour l’initiation et l’exécution des obligations contractuelles et légales.
En outre, en tant qu’entreprise, nous sommes soumis à différentes obligations de conservation et de documentation (par ex. droit fiscal, droit commercial) ainsi qu’à des délais de prescription légaux.

6. VOS DROITS EN MATIERE DE PROTECTION DES DONNEES
Concernant ses propres données à caractère personnel, chaque personne dispose des droits suivants, conformément aux conditions légales:

• Droit d’accès
• Droit de rectification
• Droit à l’effacement
• Droit à la limitation du traitement (blocage)
• Droit de retrait
• Droit de recours

Le consentement au traitement des données à caractère personnel peut être retiré à tout moment. Ce retrait est valable pour l’avenir et non pour le passé, de sorte que les traitements effectués avant le retrait ne sont pas concernés.
Les demandes doivent d’abord être adressées par écrit au responsable de l’entreprise (voir adresse e-mail ci-dessus). Les demandes seront traitées conformément aux dispositions légales. Une suppression ne peut alors pas avoir lieu si nous sommes légalement tenus de conserver les données personnelles concernées.   

7. OBLIGATION DE FOURNIR DES DONNEES
Dans le cadre de votre demande ou de votre relation commerciale avec nous, vous devez fournir les données personnelles qui sont nécessaires à l’établissement et à l’exécution d’une relation commerciale et à l’exécution des obligations contractuelles qui y sont liées ou que nous sommes légalement tenus de collecter.
Sans ces données, nous devrons en règle générale refuser de conclure un contrat ou d’exécuter une commande ou ne plus pouvoir exécuter un contrat existant et, le cas échéant, y mettre fin.

8. SECURITE DES DONNEES
Des mesures techniques et organisationnelles protègent activement les données personnelles contre la perte, la modification ou l’accès par des tiers. Nous améliorons continuellement ces mesures de sécurité en fonction des évolutions technologiques.

9. SAISIE AUTOMATIQUE DES DONNEES (COOKIES)
Sur nos pages web, nous utilisons des cookies pour mieux comprendre comment les pages web sont utilisées et pour améliorer leur intérêt, leur contenu et leur fonctionnalité, ainsi que pour déterminer les paramètres propres aux utilisateurs.
Toutes les fonctions des pages web sont également utilisables sans cookies, la personnalisation de certaines propriétés et réglages n’étant alors plus possible.

Version : 1^er février 2020 / Révision 03